Budowanie zespołu

Komunikacja w zespole to podstawa do dobrego i prężnie działającego zespołu. Nie możemy sobie pozwolić na brak lub złą komunikację jeżeli nie chcemy zniszczyć naszej dotychczasowej pracy podczas budowania zespołu. Brak komunikacji test pierwszym krokiem do konfliktów, kłótni i niezgody w zespole.

Budowanie zespołu to proces, wymagający dużo pracy i wysiłku. Pierwszym krokiem do skutecznego budowania zespołu jest tak naprawdę zrozumieniem czym jest grupa, jak funkcjonuje i jakie cechy posiada.
Zespół to grupa ludzi, która ma wspólne cele i zdaje sobie sprawę z tego, że do ich osiągnięcia potrzebne są wysiłki każdego z jej członków. Warunkiem istnienia dobrego zespołu jest wspólny cel, właściwe normy zespołowe, poczucie bycia zespołem, współpraca, i odpowiedzialna wielkość zespołu.

Przygotowanie do pracy zespołowej polega na stworzeniu atmosfery zaufania i więzi w zespole. Bardzo ważnym elementem jest stworzenie kontraktu/ regulaminu który każdy z członków zespołu będzie przestrzegał. Stworzenie takiego regulaminu da zespołowi poczucie poufności, szczerości a co za tym idzie większego otwarcia się na całą grupę. Podczas tworzenia zespołu będą widoczne 4 fazy które mogą przebiegać szybciej i sprawniej lub wolniej w zależności od ich przebiegu:
Pierwszą fazą będzie „kształtowanie się grupy” .Na tym etapie widoczny będzie niepokój związany ze znalezieniem się w nowej sytuacji i wśród osób zupełnie nie znanych. Jest to faza wzajemnego poznawania się . Członkowie zespołu sprawdzają, co jest dla nich wspólne, a co ich różni. W tym momencie tworzą się sympatię i antypatie. W tej fazie obserwuje się wielka niepewność zaczyna się kształtować pierwsze wyobrażenie co jest możliwe a co nie. Oczekiwania są bardzo wysokie. Wydajność grupy jest niska, dużo czasu poświęca się na zrozumienie innych i ustalenie ich miejsca w grupie. Dla liderów którzy budują swój zespół ta faza jest małą lekcja pokory ponieważ chcą iść dalej z działaniami a grupa musi domknąć cały proces tej fazy aby do niego już nie powracać .
Drugą fazę można nazwać szturmowania określana też fazą konfliktu i buntu. Kiedy ludzie przekonują się, że aby osiągnąć swój cel muszą pracować razem, grupa wkracza w najbardziej krytyczną fazę. Pojawia się walka o władzę, narzekanie i krytyka. Członkowie są zaangażowani i chcą procować ale każdy zgodnie z dotychczasowym sposobem działania. Na tym etapie nie uświadamiają sobie że ważniejsza jest współpraca i wzajemna komunikacja. Stare przyzwyczajenia są konfrontowane z nowym sposobem pracy. Uczestnicy staja się mniej powściągliwi i podkreślają różnice. Powstają roszczenia do osób dominujących i niektórzy poszukują partnerów koalicyjnych. Pojawiają się konflikty między różnymi typami osobowości . Ludzie mają własne ukryte plany pracy. Jest to faza krytyczna w rozwoju grupy. Liderzy którzy nie wiedzą jak przebiega rozwój grupy mogą w tej fazie łatwo uleć rezygnacji.
Trzecią fazę możemy nazwać normowania określa też fazą współdziałania i spójności. W tej fazie rodzi się autonomia grupy. Następuje znaczne polepszenie stosunków . Członkowie zespołu zaczynają rozwiązywać powstające w wyniku różnic problemy, uczą się aktywnie słuchać , komunikować rozumieć mocne i słabe strony innych. Kształtuje się pogląd na to kto i jaką rolę będzie pełnił, kto i jakie oczekiwania grupy będzie spełniał. Na tym etapie lider zaczyna dzielić zadania i odpowiedzialności. Konflikty są traktowane jako elementy rozwoju dobrego zespołu a nie personalnie Gry o władze nie są dominującym elementem życia grupy. Członkowie w realizacji własnych planów biorą pod uwagę zadanie grupowe. Ludzie zaczynają identyfikować się z grupą a co za tym idzie zwiększa się poczucie bezpieczeństwa w grupie
Czwartą fazą tworzenia grupy jest dojrzałość czyli realizowanie zadań. W tym momencie grupa ma już zbudowane struktury, koncentruje się na określonych celach i staje się bardzo efektywna co sprawia że jest silnym zespołem. Współdziałanie przebiega rutynowo według ukształtowanych wzorców. Komunikacja jest wielostronna, zakres kompetencji jest równo dzielony, ufają sobie wzajemnie. Członkowie są zadowoleni z osiągnięć przejawiają dużo inicjatywy własnej, są samodzielni w wytyczaniu kierunku. Członkowie grupy szukają bardziej efektywnych sposobów współpracy w zespole.

Życie grupy podlega ciągłym zmianom warto cały czas zwracać uwagę na czynniki i zjawiska wyznaczające kierunek w jakim grupa zmierza. Jednakże po pewnym czasie może powracać faza konfliktu i ponownie trzeba przejść fazę normalizacji do fazy harmonijnego działania. Fazy te można potraktować jak pewien cykl który musi się co jakiś czas powtarzać w całości lub do poszczególnych etapów. Dzieje się tak dlatego, że jako zespół działamy w środowisku dynamicznym i ciągle zmieniającym się. Na nasz zespół, który jest budowany ma duży wpływ otoczenie które nam ciągle stawia nowe wyzwania. To co robiliśmy do tej pory może przestać już być komukolwiek potrzebne. Nasze metody dziania które dotąd stosowaliśmy mogą okazać się przestarzałe. Dlatego jak nie chcemy pozostać na tym samym poziomie musimy ciągle wprowadzać zmiany i ulepszać nasze działania w zespole. Kolejnym ważnym aspektem o który należy zadbać podczas budowania zespołu jest komunikacja. Lider budujący własny zespół pomimo już wcześniej ustalonych zasad, celu wizji i misji musi pamiętać aby pytać zespół o zdanie, powinien umieć wysłuchać pomysłów swoich partnerów. Aby zespół nie czuł się ignorowany bądź zostawiony sam sobie powinniśmy rozmawiać z członkami i starać się ich lepiej poznać.

Kolejnymi zasadami dobrej komunikacji są:
– chwalenie zespołu za dobrze wykonane zadanie
– przekazywanie informacji zwrotnej o efektach pracy indywidualnej jak i zespołowej
– komunikowanie się wprost( nie powinno się stosować aluzji)
– wyjaśniaj nieporozumienia, należy być gotowy na rozwiązywanie konfliktów które się będą pojawiały.

Podczas budowania zespołu i przechodzenia przez kolejne fazy będziemy mogli łatwo zaobserwować różnych ludzi w rożnych rolach które są dogrywane przez nich np.:
lider dominator- jest to osoba która będzie na początku próbowała przejąć władzę nad grupą i będzie starał się wyznaczyć nowy cel dla grupy
lider sympatii - stara się zawsze kogoś zrozumieć i wczuwa się w nastroje większości
błazen grupowy -osoba, której zachowanie sprzyja rozładowaniu napięcia przez humor sama źle toleruje napięcie
kozioł ofiarny – grupa wyładowuje na nim stres, jest to osoba na którą spadają wszystkie winy czy tego chce czy też nie.

Aby zespół mógł się rozwijać należy zwrócić uwagę aby w gronie osób znalazły się osoby które potrafią motywować i namawiać innych do aktywności pobudzali innych od działania. Tak osoba będzie w grupie pełniła rolę zachęcając. Kolejna rolą ważną dla rozwoju jest harmonizator to osoba zwracająca uwagę na to żeby wszyscy w równym stopniu uczestniczyli w życiu grupy , pilnuje równomiernego podziału obowiązków i dóbr namawia aby działać razem, przepracować konflikt, próbuje przełamać konflikt między ludźmi. Następna ważną rolą w rozwoju grupy będzie rola rozładowującego napięcie w trudnych sytuacjach stara się zwrócić uwagę na pozytywne ich strony zmienia je żart. Rolą strażnika zasad jest zwracanie uwagi gdy ktoś nie przestrzega zasad , obowiązków w grupie lub wyłamuje się ze wspólnie ustalonych reguł bądź decyzji.

Podczas budowania dobrego zespołu nie można pomijać dobrej komunikacji interpersonalnej dzięki której jednostka przekazuje i otrzymuje informację w bezpośrednim kontakcie z druga osobą . Jest to proces, który zachodzi nieustannie bowiem przez cały czas swoją postawą ciała, mimiką, gestykulacją no i wreszcie słowami przekazujemy określone informacje jednak aby można było mówić o istnieniu komunikacji muszą istnieć trzy ogniwa czyli: - nadawca osoba która przekazuje określona informacje – odbiorca osoba do której informacje kierujemy – kod sposób przekazywania informacji obraz, gesty i słowa. Wiele nieporozumień w relacjach interpersonalnych jest wynikiem złej komunikacji. Niewłaściwe odczytanie intencji z jednej stron to trudności których doświadcza niemal każdy z nas w codziennych rozmowach . O efektywnej komunikacji można mówić wówczas kiedy treść wypowiedziana jest zrozumiale zgodnie z intencjami nadawcy przekazu .

W celu poznania istoty komunikacji należy poznać procesy i mechanizmy które leżą podłoża każdej rozmowy:
– myśl- czyli musi się pojawić określona myśl
– kodowanie, które następuje w momencie przekształcania treści pisemnej w wiele gestów i symboli proces ten jest konieczny gdyż komunikat przekazuje jedna osoba która stara się być zrozumiana dobrze przez swoich słuchaczy.
- odkodowanie następuje w momencie przekształcania komunikatu przez duchacza który stara się go zrozumieć wt tym momencie odbywa się on w dwóch etapach w pierwszym odbiorca otrzymuje komunikat a w drugim zaczyna go przetwarzać.
Sprzężenie zwrotne jest to odwrócenie komunikacji w którym to wyrażamy reakcję na komunikat nadawcy.

Możemy wyliczyć kilka warunków dobrej komunikacji:
– dobra wola nadawcy i odbiorcy
– koncentracja na rozmówcy
– kontakt wzrokowy
– gotowość do podjęcia komunikacji
– mimika twarzy

Komunikacja w zespole to podstawa do dobrego i prężnie działającego zespołu. Nie możemy sobie pozwolić na brak lub złą komunikację jeżeli nie chcemy zniszczyć naszej dotychczasowej pracy podczas budowania zespołu. Brak komunikacji test pierwszym krokiem do konfliktów, kłótni i niezgody w zespole.
Należy jednak być świadomym liderem budującym zespół i liczyć się, że w każdej grupie mogą się pojawić niepożądane zachowania poszczególnych osób z rolami utrudniającymi nam pracę w naszym zespole i takimi mogą być :
– blokujący przeciwstawia się inicjatywom grupowym, podważa zasadność tego co się dzieje gdy cele osobiste są w sprzeczności z grupowymi wybiera te pierwsze próbuje nie dopuszczać do konfliktu między uczestnikami.
– poszukujący uznania niezależnie od tego co się dzieje w grupie i co jest ważne zwraca na siebie uwagę przypomina o swoich zasługach , demotywuje, kiedy można stara się pozyskać większość grupy.
– dominujący stara się nie dopuszczać innych do głosu zachowywać czołową pozycję w grupie manipuluje innymi tak aby podporządkować sobie większość grupy
– unikający nie podejmuje inicjatywy grupowych unika w łączenia się w zadania grupy, stara się być na uboczu.
– plotkarz rozmawia ze swoim sąsiadem podczas dyskusji grupowych
– playboy afiszuje się swoim brakiem zaangażowania w procesy grupowe.
– poszukujący pomocy usiłuje wywołać współczucie innych.

Dla funkcjonowania zespołu konieczna jest kontrola realizacji przyjętych wcześniej celów oraz powierzanych poszczególnym członkom grupy zadań. Metodą stosowania najczęściej w procesie komunikacji między członkami zespołu a liderem, jest tzw feedback czyli informacja zwrotna.
Przekazywanie takich informacji przez lidera oznacza mówienie o tym jak zachowanie czy wyniki pracy jednego członków zespołu jest odbierane przez innych. Sprawne posługiwanie się informacją zwrotną może zapobiec nagromadzeniu się w gniewu negatywnych emocji bądź nierozwiązanych problemów. Prawidłowe przekazywanie takich informacji pomaga budować zaufanie w grupie. Feedback powinien przebiegać tak aby nawet negatywne odczucia zostały wykorzystane poprawnie. Ważne aby krytykę formułować krótko, konkretnie i konstruktywnie, nie wprowadzając do niej żalu i emocji, które mogłoby uczynić ja nieobiektywną .
W przypadku pojawienia się krytyki najgorszym co można zastosować to atak. Aby uniknąć pogłębienia się złej atmosferze w zespole należy owej krytyki dokładnie wysłuchać, jasno przedstawiając swoje zdanie i unikając przy tym grania na emocjach. Aby dojść do porozumienia ważne jest by wspólnie przedyskutować problem. Odpowiednie punkty krytyki mogą zostać ostatecznie zastąpione przez jasne ustalenia. W tym kontekście należy wyjaśnić, czego oczekuje od nas rozmówca. Wówczas należy zadecydować, czy proponowane przez niego zmiany są akceptowalne i wykonalne. Istotne jest również, by na zakończenie takiej rozmowy udzielić sobie nawzajem informacji zwrotnej na jej temat. Dzięki temu można się upewnić, czy nie pozostały żadne urazy, które mogłyby zaszkodzić współpracy.

Rozwój zespołu.
Zbudowany zespół ciągle należy rozwijać, tzn dbać o rozwój każdego człowieka indywidualnie. Zatem aby ludzie potrafili wykonywać swoje obowiązki zawsze muszą być do tego przeszkoleni. Wyposażanie w umiejętności powinno być czymś oczywistym. Pomagając ludziom w rozwoju, pomagasz im być lepszym. Pomagasz im zdobywać takie cechy osobowe, które będą mogli wykorzystywać w wielu dziedzinach życia a nie tylko w pracy. Gdy pomagasz komuś wyrabiać dyscyplinę albo pozytywne nastawienie to jest rozwój. Gdy uczysz kogoś skuteczniejszego zarządzania czasem albo lepszym kontaktem z ludźmi to jest rozwój. Wielokrotnie można zaobserwować negatywne podejście lidera do rozwoju człowieka że jest on wyposażany w umiejętności, a nie w rozwój, który opłaca się bardziej bo pomaga wznosić się na wyżyny ludziom. Rozwój jest trudniejszy niż umiejętności. Często wyposażenie w umiejętności postępuje szybko i jest stosunkowo proste. Większość ludzi łatwo opanowuje mechanizmy potrzebne do wykonywania prac. Natomiast rozwój wymaga dłuższego czasu, bo w człowieku muszą zajść zmiany osobowościowe, a tego nie da się przyśpieszyć. Jeśli postanawiasz zadbać o rozwój swoich ludzi ze zbudowanego zespołu to należy myśleć o tym jak o procesie nieustannym, a nie o czymś co można zrobić raz i po bólu. Można pomagać indywidualnie, ale należy też pamiętać o planie rozwoju dla całej grupy. Liderzy pomagający w rozwoju zawsze pragną aby ich ludzie, a zwłaszcza nowicjusze, osiągnęli trwałe zwycięstwo. Zawsze największą wartość ma strategia dochodzenia do zwycięstwa. Dlatego należy starać się planować zwycięstwa oparte na kierunku w jaki chcemy aby osoby z grupy się rozwijały i na tym jak ma ich rozwój wyglądać. Planowanie zwycięstw ma duże znaczenie. Dobre zwycięstwo to nie tylko cel osiągnięty, ale także osiągnięty w odpowiedni sposób.

Budowanie zespołu to również trudne rozmowy. Rozwój następuje wtedy gdy w pozytywny sposób reagujemy na negatywne rzeczy. Z im trudniejszą rzeczą musimy sobie poradzić, tym większa jest potrzeba rozwoju. Dobrzy liderzy muszą być przygotowani na przeprowadzanie twardych rozmów które zapoczątkują rozwój ich podwładnych w zespole. Jeżeli nie masz ochoty na trudne rozmowy w zespole to należy zadać sobie pytanie „czy dlatego, że one zabolą mnie czy jego”. Dobrzy liderzy dla dobra grupy przezwyciężają dyskomfort trudnych rozmów. Warto tu zapamiętać że ludzie zajmą się trudnymi sprawami jeśli będą wierzyć, że im w tym pomożesz. Lider budujący zespół z dobrze dobranym składem otrzymuje od swoich ludzi o wiele więcej niż o nich myśli. Szanuje ich i ceni i dlatego oni go słuchają . Dzięki pozytywnej i budującej postawie jaką reprezentuje ich przywództwo grupa tworzy pozytywne środowisko w którym każdy w zespole ma swoje miejsce i swój cel i wszyscy dążą do wspólnego zwycięstwa. Niektórym liderom to przychodzi łatwo i w sposób naturalny. Zwłaszcza jeśli są pozytywnie usposobieni..
Podczas całego procesu budowania, tworzenia i zmiany grupy ludzi w zespół należy pamiętać że to nie będzie proste. Budując własny zespół, jako lider będziesz ciągle nastawiony na zmiany i nowe spojrzenie na świat. Ważnym aspektem będzie ciągłe doskonalenie swojego warsztatu, umiejętności, tak aby motywować i pokazywać grupę, że chcąc osiągnąć cel należy cały czas podnosić własne kompetencję. W trakcie pracy zespołu warto obserwować ludzi i ich działania, pamiętając o fazach procesu grupowego. Jednocześnie nie należy się bać zmian w zespole. Mając na uwadze fakt iż, jeden człowiek może zniweczyć działania wielu ludzi i odwrotnie - inicjatywa jednego człowieka może poderwać uśpiony zespół do działania.
Reasumując - budowanie zespołu to proces. Potrzeba czasu, aby zespół zaczął działać efektywnie, aby wytworzyły się normy i grupa osiągnęła spójność. I tak jak wszystko w otaczającej nas rzeczywistości kończy swoją egzystencje, tak też i zespół kończy swoje życie. I chociaż nie dzieje się to dosłownie, to po pewnym czasie efektywność pracy zaczyna spadać, konflikty nasilają się, a rotacja pracowników zmusza lidera do podjęcia kolejnego wyzwania - zbudowania nowego zespołu. Dlatego też warto zadbać o ten proces, gdyż siła organizacji tkwi w składających się na nią zespołach.

Autor: Szymon Dyrda - absolwent 3 edycji Szkoły Liderów