Zarządzanie sobą w czasie

Na początku trzeba zdefiniować czym jest zarządzanie sobą w czasie. Często mylone jest ono jako zarządzanie czasem, które nie istnieje. Nie ma możliwości zarządzania czasem. Gdy mówimy o zarządzaniu czasem odwołujemy się do czynników zewnętrznych, do aspektu niezależnego jakim jest czas. W ten sposób nasz umysł przyswaja informację że zarządzamy czymś czego de facto kontrolować nie możemy, a więc gdy coś mi się nie uda, nie będzie to moją winą. Czynniki leżały poza zasięgiem kontroli i nic nie mogliśmy na to poradzić. W ten sposób siebie usprawiedliwiamy i osłabiamy swoją motywację do realizacji celów i marzeń. Gdy nasz mózg otrzymuje informację że zarządzam sobą w czasie sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Wtedy to my jesteśmy sprawcą danego stanu rzeczy i to my kontrolujemy sytuację, a co za tym idzie to my ponosimy konsekwencje ewentualnego niepowodzenia. Może taka perspektywa nie jest zbytnio zachęcająca, ale daje nam możliwość wzięcia odpowiedzialności za swoje życie. A jest to droga do zdyscyplinowania siebie i skutecznej realizacji swoich planów.

W takim razie jak zarządzać sobą w czasie czyli jak znaleźć czas na to co najważniejsze?

Na początku trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie czy potrafimy znaleźć czas dla siebie, na swój rozwój czy to intelektualny czy fizyczny czy duchowy? Czy spotykamy się z przyjaciółmi tak często jak tylko mamy na to ochotę?  Czy wykorzystujemy swój czas efektywnie? Czy potrafimy zaplanować dzień tak aby zrealizować zadania, które przybliżają nas do realizacji ważnych celów?

Ważnym pojęciem jest tzw. alokacja czasu, czyli planowanie zagospodarowania zasobów w bliskiej przyszłości w taki sposób, aby dało to efekty w dalekiej przyszłości. Kwestia ta dotyczy zasobów które są ograniczone czyli np.:

  •  zadania – wszystkie czynności które traktujemy zadaniowo jak np. zadania w pracy w domu w szkole, te których się podjęliśmy w celu rozwoju osobistego, ale traktujemy je jako obowiązek, a nie przyjemność. Działania te mają swój termin, cel i mamy poczucie konieczności ich wykonania.
  • więzi z innymi – spotkania z przyjaciółmi, znajomymi, rodziną. Są to spotkania bezcelowe dla przyjemności. Są to spotkania relacyjne, a nie biznesowe.
  • ja – czyli działania na rzecz własnej osoby, które sprawiają nam przyjemność. Są to takie rzeczy jak rozwój duchowy, fizyczny, psychiczny. Do tej kategorii możemy zaliczyć spacery po lesie, modlitwy, ćwiczenia fizyczne, patrzenie w ogień. Ważnym jest aby tych czynności nie traktować w sposób zadaniowy, gdyż będzie to kolejny czas spędzony na wykonaniu zadania, a nie na aktywności poświęconej sobie. Czyli dla przykładu chodzę na siłownię bo sprawia mi to przyjemność i radość, a nie bo taki jest trend i ja się w niego wpasowuję.
  • bezkierunkowa alokacja – tu możemy zaliczyć czynności które pozwalają nam rozładować codzienny stres. Czyli czynności które tylko z pozoru wykonujemy dla relaksu, a tak naprawdę są to zabijacze czasu. Czyli oglądanie telewizji, surfowanie po necie bez celu, chodzenie po galerii i kupowanie zbędnych produktów, granie w gry komputerowe. Te czynności dają nam złudne wrażenie relaksu, a tak naprawdę w ten sposób uciekamy od chwili obecnej, która tak naprawdę może dać nam odpoczynek. Wykonując czynności z alokacji bezkierunkowej ciągle myślimy o tym co będzie za moment i nie skupiamy się na chwili obecnej. Powoduje to poczucie szybko upływającego czasu połączone z wrażeniem niewłaściwego jego wykorzystania. Dlatego mówimy o takich czynnościach „pożeracze czasu”. Prawdziwy relaks znajduje się w czynnościach przyporządkowanych własnemu „ja”

Gdy spędzamy czas, wykonując zadania lub wykorzystujemy go na alokacji bezkierunkowej, wtedy czas płynie nam szybko. Dzieje się tak, ponieważ w obu tych przypadkach nie koncentrujemy się na chwili obecnej, tylko na przyszłości, w której czeka nas wykonanie kolejnego zadania lub kolejnej aktywności z zakresu alokacji bezkierunkowej. Oczywiście poczucie, że czas płynie, szybko staje się subiektywne.

Gdy zaś alokujemy czas w więzi z innymi ludźmi lub we własne „ja”, czas płynie wolno. Wynika to z faktu koncentrowania się na chwili bieżącej. Im bardziej skupiamy się na „tu i teraz”, tym czas płynie dla nas wolniej. Dopiero gdy zrozumiemy te prawidłowość zaczynamy żyć naprawdę.

Badania pokazują że im więcej ludzie spędzają czasu na zadaniach, tym częściej pozostała część czasu jaka im zostaje lokują w „pożeracze czasu”. Dzieje się tak dlatego iż obie te czynności powodują to samo u czucie, a więc potrzebę wykonywania następnej czynności, bo w ten sposób myślą że czasu nie marnują a tak naprawdę jest zupełnie inaczej. Dopiero przy inwestowaniu wolnego czasu we własne „ja” i w spotkania relacyjnych nasz czas zaczyna zwalniać.

Generacja zarządzania sobą w czasie

Pierwszą generacją jest sporządzenie listy spraw do załatwienia, tzw. „to do list”. Na takiej liście spisujemy listę spraw które mamy do zrobienia i selektywnie wykreślamy rzeczy załatwione. Skutkiem tego jest lista rzeczy przenoszona na kolejny dzień.

Drugą generacją jest prowadzenie kalendarza gdzie oprócz rzeczy do załatwienia szacuje się również czas ich wykonania.

Trzecią generacją jest wyznaczanie priorytetów i kontrolowanie realizacji poszczególnych czynności. Tu z pomocą przychodzi „Macierz Einsenhowera”. Ułatwia ona ustalanie tego, co jest naprawdę ważne i wymaga pełnego zaangażowania z naszej strony.
Macierz tą charakteryzują dwa pojęcia – ważność i pilność. Ważność czy dana sprawa jest istotna w realizacji moich celów i marzeń ? Pilność czy dana sprawa wymaga pośpiechu, czy też może poczekać ? Wszystkie nasze zadania przyporządkowujemy do jednej z czterech kategorii na macierzy:

Pierwsza kategoria to tak zwane sytuacje kryzysowe inaczej mówiąc zadania „na wczoraj”. To nimi zajmujemy się w pierwszej kolejności. Gdy jest ich zbyt dużo warto się zastanowić z czego to może wynikać. Czy jest to nasza niedbałość, czy może jesteśmy wykorzystywani przez innych, źle kwalifikujemy sprawy?

Druga kategoria to zadania ważne, ale takie które możemy rozłożyć w czasie. Ponieważ nie są one pilne bardzo często zaniedbujemy te zadania, pomimo iż są one w jakimś stopniu priorytetowe i nagle te zadania stają się zadaniami na wczoraj. W przypadku tego rodzaju zadań koniecznym jest stosowanie limitów czasowych.

Kategoria trzecia to zadania pilne ale nieistotne z punktu widzenia naszych marzeń np. zapłacenie rachunków, zakupy. Tego typu zadania są wprost stworzone do tego aby delegować je innym. Starajmy się zlecać je do wykonania komuś innemu. W przypadku gdy nadmiernie poświęcamy czas tego rodzaju czynnościom mamy poczucie poświęcania czasu, którego nikt nie docenia. Chodzimy z brakiem poczucia sensu wykonywanych działań, brakiem własnej wizji i misji.

Ostatnia czwarta kategoria to sprawy nieważne i niepilne tzw.śmieci. Do tego typu czynności możemy zaliczyć bezsensowne przeglądanie facebooka, oglądanie bezwartościowych seriali telewizyjnych, chodzenie po portalach typu demotywatory. Szkoda życia i marzeń na te rzeczy. Konsekwencjami zajmowania się tego typu rzeczami mogą być uzależnienia, brak umiejętności samodzielnego dbania o własne podstawowe potrzeby.

Kluczem do sukcesu jest właściwe zakwalifikowanie naszych obowiązków.

Paradoksalnym jest, że im więcej czasu poświęcamy na czynności należące do kategorii pierwszej, tym więcej tego czasu, który nam zostaje spędzamy w kategorii IV. Dzieje się tak dlatego, że aktywności z obu tych ćwiartek powodują, że nie skupiamy się na teraźniejszości, tylko myślimy ciągle o tym, co nastąpi za chwilę. W związku z tym, wykonując aktywności z tych ćwiartek odczuwamy podobne, naprzemienne stany napięcia (przed czynnością) i odprężenia (po danej czynności). Jakie są konsekwencje takiego działania? Stres, brak czasu dla siebie i innych, wyczerpanie organizmu, nieumiejętność odpoczynku, uzależnienia

Czwartą generacją w zarządzaniu sobą w czasie jest przewodzeniu samemu sobie. Idee czwartej generacji zarządzania czasem odzwierciedlają wszystkie zalety poprzednich generacji przy jednoczesnej eliminacji ich wad.
Według S.Covey’a czwartą generację charakteryzują:

  • oparcie na czterech potrzebach ludzkich: potrzebie życia, miłości, rozwoju osobistego, tworzenia trwałych dzieł
  • branie odpowiedzialności za efekty własnych działań,
  • formułowanie własnych wartości wg indywidualnych potrzeb i wizji,
  • pasja płynąca z wyznaczonej przez siebie wizji,
  • harmonia działań wynikająca z równego poświęcania się zarówno zadaniom, jak i własnemu „ja” oraz pielęgnowaniu więzi z innymi,
  • wyznaczanie celów,
  • układanie tygodniowych planów,
  • spójność w chwilach podejmowania decyzji,
  • wrażliwość na innych ludzi.

Często jest tak, że mamy ciągłą potrzebę udowadniania sobie i światu własnej wartości. Ten etap ma formę błędnego koła. Punktem wyjścia jest podświadomy brak wiary w swoje zdolności i umiejętności. W związku z tym wiele pracy wkładamy w każde zadanie i przejmujemy się jego rezultatem. Zawsze wydaje nam się jednak, że moglibyśmy lepiej, szybciej, efektywniej coś zrobić. Jeśli nawet efekt jest rewelacyjny, to i tak nie przypisujemy sobie w nim udziału, tylko uważamy, że to zasługa czynników zewnętrznych. Działa wtedy zjawisko samospełniającej się przepowiedni, wg której założyliśmy sobie, że nie osiągniemy idealnego (nieraz nierealnego) rezultatu i tym samym okazuje się, że mieliśmy racje, ponieważ nie udało nam się.
Po każdym „nieudanym” osiągnięciu bierzemy na siebie coraz więcej, coraz bardziej odpowiedzialnych zadań, dbając przy tym o to, by nie tracić czasu i być jak najbardziej efektywni. To z kolei prowadzi do perfekcjonizmu i dużych wymagań wobec innych. Stajemy się bardzo wrażliwi na krytykę, co wpływa na nasze stosunki z innymi ludźmi. Niektórzy uważają nas za przewrażliwionych na własnym punkcie, co prowadzi z powrotem do braku wiary w siebie.

Sam fakt posiadania ambitnych celów nie jest destrukcyjny. Ważne jest, jak przyjmujemy swoje porażki i sukcesy. Jeśli negatywne rezultaty działań wpływają na obniżenie naszej samooceny, to będziemy bardzo starać się nie dopuścić do takich sytuacji.
Dlatego chcemy za wszelka cenę wygrywać w rywalizacji z innymi. Nie istnieją jednak ludzie, którzy zawsze i ze wszystkimi wygrywają, jesteśmy więc skazani na dyskomfort w obliczu każdej porażki. Takie zachowanie skutkuje frustracją i obniżeniem poczucia własnej wartości.

W ciągu dnia wykonujemy mnóstwo różnych czynności o różnym znaczeniu dla celów kluczowych. Abyśmy mogli być skuteczni i efektywny, powinniśmy planować czas i działania, podporządkowując je priorytetom i postępować konsekwentnie z planem.

Zasada Pareto jest jednym z rozwiązań.

Zasada ta zwane jest również jako zasada 20/80 i ma ona zasadnicze znaczenie dla ludzi sukcesu. Jest istotna dla ludzi prowadzących swoje własne biznesy, pomaga zaoszczędzić ogromną ilość czasu i zasobów. Mówi ona, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków.

Gdy rozkręcałam swoją firmę działałam w myśl zasady „klient nasz Pan”. Dla absolutnie każdego klienta byłam na 100%. Wiedziałam że nie mogę powiedzieć nie, bo mogę stracić zlecenie, albo dobrą opinię. Dbałam o najmniejsze nieistotne rzeczy podczas wykonywania zleceń i w byciu z klientem. To powodowało iż spędzałam mnóstwo czasu na zleceniach mało płatnych i czasochłonnych. W momencie przepracowania zaczęłam myśleć inaczej. Zauważyłam iż kilku klientów generuje większość zysków (20% przynosi 80% korzyści). Wtedy to skupiłam się na czterech najważniejszych dla mnie klientów którzy przynoszą największe zyski. Są to klienci dla których jestem dostępna na telefon w każdej chwili. Cała reszta czeka w kolejce, a z klientami upierdliwymi nie współpracuję wcale. Okazało się iż doświadczenie pozwoliło mi wdrożyć w pracy zasadę Pareto której wcześniej nie znałam.

Analiza ABC


Analiza ABC jest podobną do zasady Pareto. Litera A oznacza zadania najważniejsze. Twierdzi się iż stanowią one około 15% liczby wszystkich zadań. Ale gdy wykonamy te 15% to będziemy mięli 65% rezultatów.
Litera B oznacza zadania średnio ważne. One odpowiadają za 20% efektów które osiągamy. Ostatnie zadania co do ważności to to zadania typu C i są one najmniej ważne lecz zajmują 65% czasu, a dają nam tylko 15% całości efektów.
Analiza ta staje się przydatna kiedy chcemy zacząć od zadań które przynoszą nam najwięcej efektów. Dzięki temu najmniejszym nakładem czasu wykonamy najistotniejsze zadania o dużej wartości dla realizacji celów. Są to zadania typu A i nie mogą być one delegowane. Następne w hierarchii ważności są zadania typu B. Ich wykonanie również przyniesie nam duży przyrost rezultatów – są znaczące, ale mogą być czasem delegowane. Na końcu powinniśmy wykonać zadania typu C, które przyniosą nam stosunkowo najmniejszy przyrost rezultatów w końcowym rozrachunku. Również te zadania można delegować.

Istnieje jeszcze jeden wymiar, który jest niewidoczny w matrycy. Jest to wymiar aktywności. Jedynie druga ćwiartka pozwala nam na planowanie proaktywne, a więc takie, które wyprzedza bieg wydarzeń oraz powoduje podejmowanie inicjatywy i poszukiwanie nowych dziedzin, w których można rozpoczynać działania.

W przeciwieństwie do planowania proaktywnego, planowanie reaktywne cechuje się planowaniem działań na skutek nieprzewidzianych wydarzeń. Są to na przykład koncentracja na spełnianiu cudzych próśb i poleceń oraz rozwiązywaniu problemów innych.
Praca wymaga zarówno planowania proaktywnego, jak i reaktywnego. Jednak skuteczne zarządzanie sobą w czasie opiera się przede wszystkim na planowaniu proaktywnym oraz na konsekwentnym realizowaniu tego planu.

Najprostszym sposobem jest posłuchanie siebie, ponieważ osoby proaktywne i reaktywne mówią w zupełnie inny sposób. Język ludzi myślących i postępujących reaktywnie pokazuje, że nie biorą oni odpowiedzialności za własne zachowanie. To będą wypowiedzi typu: „Na nic nie mam czasu”, „Musze to zrobić”, „Nie mogę tego wykonać”, „Ona mnie załamuje”. Wszystkie te zdania pokazują, że nadawca nie przejmuje kontroli nad własnym życiem, tylko pozwala, by inni ludzie i okoliczności decydowali o tym, co się z nim dzieje.

Język ludzi proaktywnych jest inny, gdyż są to ludzie, którzy sami sterują własnym życiem. Osoba proaktywna zamiast „nie mogę tego zrobić”, powie: „co mogę zrobić w tej sprawie, aby osiągnąć zamierzony cel”, zamiast: „ona mnie załamuje”, stwierdzi: „potrafię kontrolować swoje uczucia” itp. Musimy pamiętać, że używanie języka reaktywnego jest nawykiem, który działa jak samospełniająca się przepowiednia (skoro mówisz sobie, że nie możesz czegoś zrobić, zwykle okazuje się na końcu, że tego nie robisz, bo nie jesteś w stanie...o czym była mowa już wcześniej). Na szczęście, używanie języka reaktywnego jest tylko nawykiem. Można go zmienić.

Specjaliści od asertywności nazywają język reaktywny Głosem Rodzica i zalecają, by go zamienić na Głos Dorosłego (język proaktywny). Głos Dorosłego jest podstawą myślenia asertywnego. Charakteryzuje się on zwrotami typu „wybieram”, „decyduje się”, „postanawiam”, „wole”. Głos Rodzica zaś cechują zwroty: „muszę”, „nie mogę”, „powinienem”, „trzeba” itp.

Chyba najważniejszą kwestią w zarządzaniu sobą w czasie jest planowanie, o czym wspomniałam wcześniej. Teraz rozbuduję tą kwestię.

Ilość czasu poświęcona na planowanie wykonania danej czynności nie powinna przekroczyć 1% czasu przeznaczonego na te czynność.
Reguła 60:40 mówi, że nie należy planować całego czasu, jaki się ma do dyspozycji, a jedynie jego 60%.

Pozostałe 40% naszego czasu przypada po równo na czynności nieoczekiwane i spontaniczne. Czynności nieoczekiwane to nasza rezerwa czasu oraz czynności, które pojawiają nagle, takie, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Czynności spontaniczne to czas na prace twórczą.

Bardzo praktyczna metoda planowania krótszych odcinków czasu jest metoda ALPEN. Metoda ta składa się z pięciu etapów:

1. Należy zrobić listę zadań – na liście powinny się znaleźć zadania z planu tygodniowego lub miesięcznego, niezrealizowane czynności z poprzedniego dnia, czynności, które doszły dziś i są do załatwienia jutro, zadania, które maja deadline jutro oraz zadania rutynowe.

2. Należy oszacować czas trwania czynności – zapisz szacunkowy czas trwania każdej czynności i zsumuj czas wszystkich czynności.

3. Pamiętajmy o regule 60:40 i zaplanujmy czas na rzeczy nieprzewidziane – zaplanujmy tylko 60% swojego czasu, co oznacza, że pracując planowo 8 godzin dziennie, potrzebujemy zaplanować 5 godzin, aby plan był realny do spełnienia.
4. Wyznaczajmy priorytety i delegujmy zadania – Aby wyznaczyć priorytety, możesz zastosować matryce Eisenhowera lub analizę ABC. Pamiętaj o delegowaniu zadań, które nie są dla Ciebie strategicznie ważne.
5. Kontroluj realizacje działań. Jeżeli czegoś nie wykonasz w danym dniu, przenieś zadanie na kolejny dzień – Jak wynika z doświadczenia, bardzo często nie udaje się załatwić wszystkich spraw, które zaplanowaliśmy na dany dzień.

Przeszkoda w efektywnym planowaniu zajęć jest tzw. efekt piły. Efekt ten występuje, kiedy mamy często przerywana prace z różnych przyczyn. Takie przerwy, nawet krótkie, powodują, że potrzebujemy czasu, aby wrócić do pełnego skupienia i kontynuowania pracy. Przez ciągłe przerwy jesteśmy w stanie stracić nawet 28% czasu! Dlatego naukowcy opracowali krzywa zakłóceń dnia. Najważniejsze zadania opłaca się wykonywać, zanim inni wokół nas będą w stanie najwyższej aktywności. Ta krzywa obrazuje dzienny stan zakłóceń zwyczajnego dnia pracy. Warto więc pracować antycyklicznie, tzn. w pierwszej kolejności realizować zadania najważniejsze (przed południem), w czasie największych zakłóceń planować zadania najmniej ważne oraz zaplanować rezerwę czasu na czas zakłóceń. Zbyt długa koncentracja na zadaniu powoduje naturalny spadek koncentracji. Powinniśmy „zainwestować” w przerwy.

Wskazane jest robienie sobie co godzinę przerw, trwających nie dłużej niż 10 minut. Istotne jest, aby przerwa nastąpiła jeszcze przed spadkiem koncentracji, wtedy przyniesie ona najwięcej korzyści.

Delegowanie zadań


Większość przełożonych nie lubi delegować zadań. Wydaje im się, że szybciej będzie, jak sami wykonają dane zadanie niż kiedy zaczną komuś tłumaczyć co ma zrobić. Poza tym, boja się, że stracą kontrole w firmie lub nie ufają umiejętnościom podwładnych.

Tymczasem delegowanie zadań przynosi wiele korzyści w planowaniu, m.in. pozwala na zmniejszenie ilości zadań mniej ważnych i skupieniu się na zadaniach strategicznych dla firmy, zmniejsza ryzyko nieefektywności i wypalenia się, zwiększa szybkość wykonywanych zadań i pozwala na to, by pracownicy więcej się nauczyli i rozwinęli.

Najczęściej popełnianymi błędami w planowaniu są takie aspekty jak przede wszystkim brak planu dnia, a także zachowania typu A, odwlekanie zadań, brak umiejętności mówienia „nie”, brak umiejętności delegowania zadań, nieprzestrzeganie czasu na sen i posiłki.

Podsumowując, aby dobrze zarządzać sobą w czasie należy dobrze zaplanować dzień, pogrupować zadania, maksymalnie skoncentrować się na jednym zadaniu, motywować i nagradzać siebie oraz przypominać sobie nieustannie po co to robię. 

 

 autorka: Anna Pocztowska -właścicielka firmy, absolwentka III edycji Szkoły Liderów, z wykształcenia mgr. inż. geodeta.