BUDOWANIE SILNEGO ZESPOŁU

„Wojen nie wygrywają bohaterowie, ale kompanie bohaterów”        P.R. Polko [1]

„Bo podobnie jak liczne są części jednego ciała, a każda z nich spełnia inne zadania, tak też my liczni stanowimy jedno ciało w Chrystusie, będąc dla siebie nawzajem częściami. Mamy zaś różne dary według danej nam łaski. Ten, kto przewodzi, niech to wykonuje z gorliwością”. Rz 12, 4-6.8b [6]

Grupa ludzi krocząca wytyczoną drogą w wypełnianiu powierzonej misji, gromadząca się dla wspólnej wizji, realizująca ustalone cele, nastawiona na konkretne działanie jest jak jedno ciało, o którym pisał święty Paweł. Każda osoba w takiej grupie jest tylko jednym elementem całego zespołu, w którym pełni swoją funkcję i ma powierzone konkretne zadanie. Kształt i zasoby całego zespołu wpływają na sukces w osiągnięciu wyznaczonych celów i powodzenie w wypełnieniu misji lub realizowaniu zamierzonej wizji. W pojedynkę nie osiągniemy tak dużo, ile możemy osiągnąć jako zespół. Nawet genialny dowódca potrzebuje podwładnych, którzy będą realizować wyznaczone przez niego zadania. Wielkie sukcesy osiąga się, działając w zespole ludzi ukierunkowanych w tę samą stronę. Grupa ludzi jest dużo bardziej wydajna od pojedynczych osób lub grup niezorganizowanych. Wspólna droga trwa dłużej niż podróż w pojedynkę. W pojedynkę łatwo można się wypalić, zrezygnować z podjętych planów i szczytnych zamiarów. Dlatego bardzo ważne jest poświęcenie czasu i energii na zbudowanie silnego, efektywnego zespołu, bo silny zespół to klucz do osiągnięcia sukcesu każdego projektu.

Budowanie zespołu jest kluczowym wyzwaniem, przed którym staje każda organizacja. To właśnie od ludzi, którzy będą go, tworzyć zależy realizacja zamierzonych celów. Dlatego tak istotne jest, aby współpracujący ze sobą pracownicy byli dopasowani ze względu na posiadane cechy osobowości, doświadczenie, wyznawane zasady. Kluczowy powinien być również dobór zespołu pod kątem posiadanych kompetencji. Istotnym czynnikiem jest również elastyczność, która pozwala zespołowi dostosować się do zmieniających się warunków. W elastycznym zespole łatwiej rozwiązywać problemy i pokonywać przeciwności. Dodatkowo taką grupę cechuje spora odporność na zmiany w składzie. Istotnym czynnikiem efektywnego zespołu jest zjednoczenie we wspólnej sprawie grupy osób, a nie zbiór indywidualności dbający o własne interesy. W silnym zespole nie można pozwolić sobie na brak zaufania lub obawę przed konfliktem, brak zaangażowania i unikanie odpowiedzialności, ukrywanie przed sobą słabości i błędów, brak wzajemnego wsparcia, doszukiwanie się złych intencji w zachowaniu kolegów, brak szacunku dla umiejętności innych lub unikanie spotkań.

Mając niespełna 28 lat, zostałem kierownikiem działu projektowania i realizacji robót elektroenergetycznych. Przejąłem 40-osobowy dział tworzony przez zróżnicowaną grupę osób zarówno pod względem wieku – od osób zaraz po szkole po emerytów, wykształcenia – od podstawowego do wyższego, jak również zajmowanego stanowiska – od ślusarzy, monterów, elektromonterów, kierowców, operatorów poprzez pomiarowców, kosztorysantów, aż po pracowników dozoru, projektantów i kierowników robót. Wówczas przekonałem się, jak ważny jest zespół. Zrozumiałem, że sam nie odniosę sukcesu, że do tego konieczne jest odpowiednie zagospodarowanie zasobów powierzonych mi osób. Zarządzanie takim działem na wymagającym i bardzo konkurencyjnym rynku oraz osiągnięcie wyznaczonego przez zarząd poziomu zysku możliwe jest tylko wtedy, gdy zespół będzie silny, dobrze zorganizowany i odpowiednio wyposażony. Z dużym zapałem zaangażowałem się w budowanie zespołu: o odpowiedniej strukturze, odpowiednio wykwalifikowanego i wyposażonego, jak również świadomego postawionych celów i zmotywowanego do działania. Kiedy zespół działał efektywnie, przekonałem się, że znacznie łatwiej jest zarządzać silnym zespołem, tracąc przy tym mniej energii. To doświadczenie sprzed lat zachęciło mnie do zatrzymania się nad tym zagadnieniem i zgłębienia jego istoty. 

Budowanie silnego zespołu wymaga przejścia przez szereg ważnych i istotnych etapów. Tworzenie efektywnego i skutecznego zespołu stanowi swego rodzaju przedsięwzięcie, a jako projektant i posiadający uprawnienia do kierowania robotami budowlanymi doskonale zdaję sobie sprawę, że powodzenie w realizacji przedsięwzięcia uzależnione jest od stworzenia w pierwszej kolejności dobrego projektu zespołu i planu działania w jego budowaniu. Do tego, aby usiąść i przemyśleć sprawę budowania, zachęca nas sam Chrystus w słowach Ewangelii: „Bo któż z was, chcąc zbudować wieżę, nie usiądzie wpierw i nie oblicza wydatków, czy ma na wykończenie?” Łk 14, 28-29 [6]. Solidnie wykonany projekt ma duży wpływ na skuteczność i efekt jego realizacji, a „człowiek dobrze przygotowany ma połowę bitwy za sobą” – Miguel de Cervantes [2].

Na samym początku każdego projektu określa się jego cel. Tak samo budowanie zespołu zaczyna się od dobrze zdefiniowanego i jasno wytyczonego celu, priorytetów i oczekiwań stawianych przed grupą. Jednocześnie warto dać zespołowi pewną elastyczność i możliwość ustalenia najlepszego sposobu działania, aby osiągnąć ten cel. Dobrze, jeśli każdy członek zespołu czuje się wystarczająco uprawniony do przyjęcia odpowiedzialności. Niemniej jednak lider powinien być zawsze dostępny dla tych, którzy potrzebują jego wsparcia i konsultacji [7]. Wspólne osiąganie celów możliwe jest wtedy, kiedy każdy z osobna oraz zespół jako całość wykazuje zaangażowanie w swoją pracę. Aby to zaangażowanie w zespole miało miejsce, istotny jest skład tego zespołu. Dlatego trzeba pochylić się nad określeniem składu oraz struktury zespołu.

W tym miejscu można wspomnieć o liczebności grupy. Uznaje się, że najbardziej skuteczne są zespoły, które liczą od 5 do 12 osób – ze względu na to, iż w małych grupach jest zbyt mała różnorodność jego członków, a zbyt duże zespoły mają problemy z wykonywaniem powierzonych im zadań [10]. W sytuacji kiedy przychodzi nam zarządzać znacznie większą liczbą osób, warto opracować warstwową strukturę władzy, tak jak uczynił to Mojżesz pod namową Jetro. Ustanowić oddzielnych przełożonych mniejszych zespołów, którzy ważne sprawy będą przedkładać liderowi, a sprawy mniejszej wagi będą sami załatwiać [6]. Zatem jako kierownik do każdego znaczącego zadania, wymagającego licznego zaangażowania pracowników, wyznaczyłem zespół, któremu jedna osoba przewodziła, np. wśród pracowników fizycznych wydzieliłem zespoły, którym przewodzili brygadziści i kontaktowałem się głównie z nimi, oczekując, że pewne informacje przekażą pozostałym pracownikom.

Ustalając skład i dobierając poszczególne stanowiska w zespole, należy pamiętać, że w efektywnym zespole nie ma przestrzeni na bezproduktywne stanowiska, tzw. doradców. Jest za to przestrzeń na tworzenie stanowisk, które posiadają tzw. KOS (kompetencyjny opis stanowiska) precyzujący stawiane wymagania, a obejmujący dane stanowisko pracownik powinien otrzymać tzw. KOZ (kompetencyjny zakres obowiązków) [1]. Dobór członków powinien wynikać z zadań stawianych przed zespołem oraz osobistych predyspozycji i posiadanych kompetencji. Ważne jest różnorodne dobieranie potencjalnych współpracowników w taki sposób, by ich umiejętności, talenty oraz osobowości uzupełniały się. Skład zespołu to w istocie konkretne umiejętności jego członków. Skuteczny zespół jako całość powinien wykazywać się każdą z trzech podstawowych rodzajów umiejętności [10]:

–        umiejętności merytoryczne – kompetencje zawodowe, wiedza specjalistyczna w wymaganej dziedzinie,

–       umiejętności decyzyjne – zdolność dostrzegania i rozwiązywania problemów, umiejętność sprawnego podejmowania decyzji,

–        umiejętności  interpersonalne  –  zdolność słuchania  innych, umiejętność rozwiązywania konfliktów, kompetencje komunikacyjne.

Wystarczy, aby w zespole była tylko jedna osoba, która posiada daną umiejętność. Jeśli zespół jako całość nie ma wszystkich trzech umiejętności, to raczej nie okaże się skuteczny. Oprócz umiejętności, duże znaczenie ma także osobowość członków zespołu. Dlatego dobierając osoby do zespołu, warto stawiać nie tylko na tych, co pasują do planu organizacji, ale również na tych, co chcą i potrafią współdziałać ze sobą nawzajem. Kolejnym czynnikiem mającym znaczenie jest elastyczność grupy. Im bardziej wszechstronni są pracownicy danej grupy, tym skuteczniejszy będzie cały zespół, bo w miarę możliwości członkowie zespołu mogą się wzajemnie zastępować w wykonywaniu swoich obowiązków [10]. Wydaje się również, że silniejsze zróżnicowanie zespołu przyczynia się do wyższej skuteczności w realizacji zadań – nawet tych trudnych i złożonych, ponieważ zróżnicowana grupa charakteryzuje się większą innowacyjnością i zorientowaniem na dążenie do rozwiązań twórczych. Jednak w zróżnicowanym zespole skutki ścierania się różnych wartości i poglądów mogą okazać się destrukcyjne.

W sytuacji przejmowania uformowanego już w jakiś sposób zespołu – tak jak to było w moim przypadku – nie ma możliwości zlikwidowania istniejącej komórki i zbudowania jej od podstaw. Wówczas trzeba pracować z tymi, których się ma, a żeby osiągnąć zamierzony efekt, wystarczy dotrzeć do ludzi. Potrzeba poznać zespół, ich kompetencje oraz sposób organizacji pracy i podziału odpowiedzialności pomiędzy członkami zespołu. To pozwoli nauczyć się z nimi pracować. Można organizować od czasu do czasu burze mózgów, aby podwładni w swobodnej atmosferze mogli wyrażać swoje opinie i zalecać określone działania. Jest to również okazja do skorzystania z doświadczenia tego konkretnego zespołu, gdyż nawet najlepszy dowódca nie ma tak specjalistycznych i eksperckich kwalifikacji jak poszczególni jego podwładni. Wymaga to jednak pokory i elastyczności samego lidera [1]. Z drugiej jednak strony czasami trzeba wyrzucić najsłabsze ogniwo, bo zespół jest tak silny, jak jego najsłabszy element. Oczywiście lepiej jest działać razem jako zespół i dbać o każdy element.

Mając określony skład i strukturę organizacji, należy skupić się na określeniu właściwej roli i zadaniach poszczególnych członków stosownie do ich konkretnych kompetencji. Delegowanie zadań zgodnie z wiedzą, umiejętnościami oraz osobowością poszczególnych członków zapewnia terminową i efektywną ich realizację. Jednocześnie warto kontrolować podejmowane przez członków role, analizując ich predyspozycje i powierzając odpowiednie zadania, bowiem każda osoba wchodząca w skład zespołu ma inne talenty, inne predyspozycje, inaczej funkcjonuje i jest na innym etapie rozwoju. Zatem najbardziej efektywna będzie wtedy, gdy skupi się na typowych dla jej zdolności zadaniach. W związku z powyższym, aby zbudować silny zespół, należy personalnie podejść do każdego członka grupy, poznać jego mocne oraz słabe strony, a także zainteresowania [8]. Każda osoba jest ważna dla zespołu, gdyż wnosi swój wkład w jego pracę. Wobec tego istotnym czynnikiem jest motywacja do rozwoju, kreatywności, dzielenia się pomysłami. Wkład wnoszony przez poszczególne osoby należy zauważyć i docenić. W przypadku gdy któryś z członków zespołu zmaga się z trudnościami życiowymi, takimi jak złe samopoczucie, choroba i/lub problemy w życiu prywatnym, warto takiej osobie okazać zainteresowanie, wsparcie w rozwiązaniu zaistniałej sytuacji. Wszystko to ma zmierzać do partnerskich relacji opartych na zaufaniu, o czym trochę więcej w dalszej części. Groucho Marx powiedział: „Nie chciałbym należeć do takiego klubu, który widziałby we mnie tylko swojego członka” [3]. Zwracanie uwagi na jednostkę podkreślił Marcus Buckingham na konferencji The Global Leadership Summit 2017, mówiąc, że „zespół musi się mną interesować jako jednostką”. Podkreślał, że w pracy każdy potrzebuje wyraźnie wiedzieć, jakie są oczekiwania względem niego. Wobec tego z pracownikami należy rozmawiać twarzą w twarz o celach w kontekście ich silnych stron. Ludzie potrzebują uwagi i wsparcia. Aby móc wymagać, należy najpierw przedstawić oczekiwania względem pracownika, dlatego niezmiernie ważny jest sposób delegowania zadań. Wyznaczane pracownikom zadania powinny przede wszystkim charakteryzować się prostotą oraz przejrzystością [5]. W związku z tym rozsądny lider powinien rozłożyć zadania na kilka etapów, a wyznaczając poszczególnym osobom zadania do wykonania, korzystać z metody ustalania celów SMART. W myśl tej metody cele powinny być: konkretne, czyli szczegółowe (im bardziej, tym lepiej), osiągalne, a co za tym idzie – mierzalne za pomocą przyjętych kryteriów, atrakcyjne, realne (mieścić się w granicy możliwości, bo w przeciwnym wypadku nie zostaną osiągnięte) oraz określone w ramach czasowych (terminowe) [8]. Projektując zespół, warto pamiętać, że jeśli wszystkim podoba się charakter powierzonego zadania, to wzrasta indywidualna motywacja oraz poczucie odpowiedzialności każdego członka zespołu. W konsekwencji zwiększa się efektywność i wydajność całego zespołu. Dobrze zaprojektowana praca członków zespołu zapewnia im większą satysfakcję z wykonywanej pracy, na czym skorzysta cały zespół. Żeby osiągnąć jak największą wydajność zespołu, sporządzając jego projekt, można skorzystać z takich zmiennych, jak [10]:

–        stworzenie członkom zespołu okazji do pokazania swoich umiejętności,

–        zapewnienie wolności i samodzielności w działaniu,

–        pozwolenie pracownikom na wykonanie zadań całościowo,

–        umożliwienie pracownikom wykonywania zadań, które wywierają na nich wpływ. 

Przydzielenie zadania, które daleko odbiega od poziomu umiejętności pracownika, może wpłynąć na utratę zaufania, jeśli pracownik poniesie w danym temacie porażkę. Dodatkowo brak jasno określonego celu i nieumiejętne delegowanie zadań wpływa na brak zaangażowania i unikanie odpowiedzialności [7]. Pojawia się pole do wzajemnych oskarżeń, przeciętności, bo nikt nie chce brać odpowiedzialności za działania, które mogą wiązać się z ryzykiem. Z kolei lider w takiej sytuacji zostaje zasypany mnóstwem nieistotnych spraw, którymi nie powinien się zajmować. Zespół musi mieć wspólne dążenia, do realizacji których członkowie grupy powinni dążyć wspólnymi siłami. Ponadto powinni też dużo rozmawiać na temat dążeń i celów – zarówno całego zespołu, jak i celów indywidualnych poszczególnych członków grupy.

Jeżeli mamy w zespole określone role i zadania, to należy zadbać o niezbędne zasoby, które wyposażą cały zespół oraz indywidualnie każdą osobę w odpowiednie narzędzia i środki potrzebne do osiągnięcia wskazanego celu. Zespół powinien mieć dostęp do wszelkich potrzebnych narzędzi, wiedzy, informacji oraz czasu i pomocy ze strony lidera, który musi być przygotowany do wspierania zespołu w osiąganiu wytyczonych celów. Warto zadać sobie pytanie: Ile czasu i jakie zasoby są niezbędne do realizacji założonego celu? [7]. Oczywiste jest, że im lepszymi zasobami dysponuje zespół, tym większa jest szansa na to, że okaże się efektywny. Jako kierownik doskonale zdawałem sobie sprawę z tego, że pracownik będzie w stanie wykonać powierzone zadanie tylko wtedy, gdy będzie wyposażony w odpowiednie narzędzia i przyrządy. Wówczas uzyskałem od przełożonego istotną dla mnie radę: „Jeśli chcesz wymagać od pracowników, musisz ich odpowiednio wyposażyć”. Warto mieć też świadomość, że zasoby materialne z czasem ulegają zużyciu. Dlatego trzeba mieć na uwadze nie tylko jednorazowe wyposażenie pracowników, ale również planować jego wymianę w  przyszłości oraz mieć na względzie konieczność stałego doposażenia i udoskonalania tych zasobów. Silny zespół to zespół rozwijający się, wobec tego wyposażenie w zasoby powinno wzrastać.

Do podnoszenia zasobów zespołu zaliczają się również szkolenia i dbanie o rozwój pracowników. „Nie zazna szczęścia człowiek, który tylko siebie ma na względzie i wszystko robi dla własnej korzyści. Musisz żyć dla innych, jeśli chcesz żyć dla siebie” Seneka [3]. Jeśli dowódca nie zadba o zapewnienie rozwoju swoim ludziom, to najlepsi z nich po prostu w pewnym momencie odejdą.

Dbałość o rozwój kompetencji członków wpłynie na rozwój całego zespołu. Dlatego należy pamiętać o  inwestowaniu w szkolenia pracowników, co w połączeniu z ciężką pracą pozwoli osiągnąć sukces [1]. „Traktuj człowieka tak jak wygląda, a stanie się gorszy. Ale traktując go jako takiego jakim potencjalnie może być, sprawisz, że stanie się taki, jak być powinien” Johann Wolfgang von Goethe [2]. Umiejętności i wiedza, z którą pracownik przyszedł do organizacji, są ważne, ale dopiero ich ukierunkowanie, usystematyzowanie i uzupełnienie pozwalają na zrobienie z niego profesjonalnego specjalisty. Dla dowódcy największym wyzwaniem jest takie budowanie ścieżki kariery pojedynczego członka, aby zamiast popadać we frustrację, mógł się rozwijać i awansować [1].

Zatem pracowników swojego zespołu wysyłałem na kursy, szkolenia, tak aby podnosili swoje kwalifikacje i uzyskiwali kolejne uprawnienia. Warunki i możliwe drogi awansu uzależniam od nabywanych kwalifikacji, które wpływały na poszerzanie zakresu działalności firmy. Każdy pracownik indywidualnie dostawał propozycje, z których mógł skorzystać. Usprawnianie zespołu zaczyna się od siebie, dlatego sam również podjąłem działania rozwojowe – rozpocząłem drugi kierunek studiów i założyłem książkę praktyki zawodowej, aby uzyskać uprawnienia budowlane.

Kiedy zespół jest stworzony i stoimy na jego czele, warto zadbać o silne i skuteczne przywództwo w zespole. Każdy z pracowników zespołu musi znać swoje miejsce w hierarchii grupy i je akceptować. Możliwe jest to wtedy, gdy zespół ma jasną strukturę oraz jest dobrze zarządzany przez lidera, zaakceptowanego przez grupę [10]. W związku z tym przejmując dział, miałem obawę, jak zostanę przyjęty przez zespół w roli kierownika z uwagi na mój młody wiek, a co za tym idzie – niewielkie doświadczenie. Zdawałem sobie sprawę, że zostanę zaakceptowany tylko wtedy, gdy będę dobrze traktować każdego pracownika. Dzięki takiemu podejściu doświadczyłem tego, o czym przypominał Laszlo Bock na konferencji GLS 2017, mówiąc: „Traktuj ludzi dobrze, a zrobią dla ciebie dużo”. Łącząc pracę ze znaczeniem osoby i nadając pracy głębszy sens, dając pracownikom wolność i zaufanie, które przyczyniają się do ich rozwoju, podnosi się skuteczność zespołu. Przy tym należy pamiętać nie tylko o obowiązkach, ale również o radości z pracy.

Istotą tworzenia i zarządzania silnym zespołem jest bycie liderem, który buduje swoje relacje w oparciu o zaufanie i lojalność, a nie przez wywieranie presji i stwarzanie zagrożenia [7]. Sposób kierowania zespołem jest uzależniony przede wszystkim od potencjału kierownika, jego kreatywności w zarządzaniu zespołem oraz warunków współpracy z podwładnymi. Należy pamiętać, że każdy z pomysłów ma swoją wartość, a każdy członek zespołu może wnieść cenny wkład [8]. Dlatego będąc liderem, warto zachęcać do dzielenia się informacjami i działaniami w harmonii z innymi. Razem można znaleźć kreatywne rozwiązania na każde nawet najtrudniejsze wyzwanie, a kreatywność pozwala iść do przodu całemu zespołowi. Źródłem energii dla zespołu jest również zapał lidera, który należy w sobie rozbudzać odpowiednimi działaniami. Czekając na niego, nigdy go nie doświadczysz, a „bez entuzjazmu nie osiągnięto nigdy niczego wartościowego” R.W. Emerson [2].

O sile zespołu stanowią również wartości wyznawane przez osoby go stanowiące. W związku z tym silny i skuteczny lider przedstawia zespołowi wartości, jakie chce, aby obowiązywały i panowały w zespole. Zatem poszczególne wartości, na jakich mu zależy, wyraźnie eksponuje, tłumacząc, co się z nimi wiąże oraz informując, że nie ma w zespole miejsca na negowanie wyznaczonych wartości. Przykładowe wartości w zespole, to [1]:

–  lojalność podwładnych wobec przełożonych i odwrotnie,

–  obowiązkowość, tj. dawanie z siebie 100%,

–  szacunek dla idei i siebie nawzajem,

–  honor, tzn. mów to, co myślisz i rób to, co mówisz.

Na tym etapie kształtowania zespołu potrzebne jest odpowiednie motywowanie poszczególnych pracowników i określenie sposobów motywowania całego zespołu, ponieważ jest to ważny element w pracy zespołu. Wobec tego kierownik powinien opracować system nagród za określone wyniki w pracy. Jasno sprecyzowane zasady wynagradzania pozytywnie wpływają nie tylko na wydajność pracy członków zespołu, ale przede wszystkim na zaangażowanie w realizację poszczególnych zadań, co bezpośrednio przekłada się na sukces całego przedsięwzięcia. Jednym ze sposobów motywowania mogą być nagrody przyznawane na podstawie systemu oceny pracy i efektywności. Członkowie zespołu powinni być nagradzani za swoją skuteczność. System nagród powinien jednak być sprawiedliwy, czyli powinien motywować i nagradzać wszystkich członków zespołu. Warto nagradzać też cały zespół, a nie tylko najlepsze, pojedyncze osoby. Wtedy każdy w grupie zrozumie, że są jedną drużyną i zrezygnuje z niezależności na rzecz integracji [10].

Efektywny i zmotywowany zespół zmierzający do realizacji jasno określonych celów powinien otrzymywać bieżącą informację zwrotną, aby wiedzieć, czy wykonując poszczególne działania, spełnia oczekiwania lidera. W związku z tym ważne jest, aby doceniać osiągnięcia, celebrować małe sukcesy, bo dając pozytywną informację zwrotną, podnosisz morale i zachęcasz do wzajemnego wsparcia [7]. Morale jest prawdopodobnie najważniejszym indywidualnym czynnikiem, który wpływa na jakość funkcjonowania zespołu. Wysokie morale kształtuje silnego ducha. Wola sukcesu musi występować na wszystkich szczeblach zespołu. Będzie ona często decydować o rezultacie działania. Nic bardziej nie podnosi morale niż sukcesy osiągane przez zespół. Działa to tym bardziej, im trudniej było je osiągnąć. Dodatkowo poczucie odpowiedzialności i wiara w sukces objawia się motywacją do pracy i satysfakcją z bycia członkiem zespołu [1].

Wprowadzając w zespole różnego rodzaju zasady, należy wprowadzić również dyscyplinę, która zapewni utrzymanie wprowadzonych zasad i jednocześnie umożliwi wyszkolenie pracownika oraz uczyni z niego solidnego i przydatnego członka zespołu. Pamiętać należy jednak, że to lider daje przykład i jeśli on nie będzie przestrzegał tych zasad, nikt ich nie będzie przestrzegał. Ponadto należy egzekwować przestrzeganie zasad, stale o nich przypominać, inaczej ludzie szybko o nich zapomną. Istotna jest również ich liczba – według specjalistów 12 zasad to maksimum. Większa liczba spowoduje, że członkowie zespołu będą czuli się za bardzo ograniczeni [1].

Skupienie się na ludziach, którzy są sercem każdej organizacji, przyczynia się do budowania w zespole zaufania. Warto jednak pamiętać, że zaufanie zaczyna się od samego siebie. Jeśli nie jesteś szczery ze sobą, nie potrafisz być też szczery wobec innych ludzi. Budowanie zaufania opartego na współzależności wymaga wspólnych doświadczeń, wielu sprawdzianów umiejętności podporządkowania się przy wykonywaniu zadań, których wynik zależy od współpracy członków zespołu, a nie od indywidualnych umiejętności. Rezygnacja z niezależności stwarza przestrzeń budowania jedności w drużynie, a ona z kolei rodzi sukcesy [1, 3]. Jedności, do której zachęcał święty Paweł słowami: „Abyście wszyscy byli jednomyślni i aby nie było wśród was rozłamów; lecz byście byli zespoleni jednością myśli i jednością zadania” 1 Kor 1, 10 [6]. Proces integracji ułatwia dobra znajomość i akceptacja celów zespołu przez jego uczestników oraz świadomość własnej roli w zespole, stosowanie zamienności działań i stanowisk, odrzucenie wąskich podziałów pracy czy wspieranie asertywności w zespole. W celu osiągnięcia jedności i zaufania ważne jest, aby lider również uczestniczył w procesie wraz ze swoim zespołem. Zaufanie w zespole jest możliwe również poprzez stworzenie członkom przestrzeni do bliższego poznania się, dzielenia się swoimi przeżyciami, rozmowami na temat zainteresowań i pasji.

Od silnego zespołu nie wymaga się tylko najwyższych umiejętności, ale także ich sprawnego współdziałania i rozumienia się, dlatego niezmiernie ważna jest komunikacja w zespole, która umożliwia przekazywanie sobie myśli. Przekazywanie informacji odgrywa kluczową rolę, dlatego niezmiernie ważne jest, aby wykształcić w sobie umiejętność skutecznej komunikacji. Członkowie zespołu muszą się umieć porozumiewać, bo bez tej umiejętności nie są zespołem, a jedynie grupą osób. Współpraca opiera się zawsze na dialogu, a załamanie się jego płynności prowadzi nie tylko do obniżenia efektywności, ale także do rozstrojenia synergii zespołu spowodowanego często rodzącymi się konfliktami. Błędy w komunikowaniu się mogą leżeć po obu stronach: kierownictwa oraz pracowników. Uczestnikami dialogu są ludzie, a między nimi może dojść do zerwania nici komunikacji zarówno przy odbiorze komunikatu, jak i w jego przekazie. Mówiąc prościej, czasami mamy problem ze słuchaniem innych, a także z jasnym wyrażaniem się. Przeszkodą w komunikacji może być też ego lidera, który przy podejmowaniu ważnych kroków nie weźmie pod uwagę wiedzy i doświadczenia innych osób. Kiedy komunikacja w zespole zawiedzie, z pomocą może przyjść zwiększenie asertywności i rozwiązywanie konfliktów, ponieważ konflikt to po śmierci i podatkach kolejna rzecz, której w życiu nie da się uniknąć. Przywołane konflikty wywołane niewłaściwą komunikacją wpływają na relacje między ludźmi, a w konsekwencji na jakość pracy zespołu. Rolą lidera budującego silny zespół jest rozwiązywanie pojawiających się konfliktów, które w zespole są nieuniknione i niezbędne. Wszelkie konflikty powinny być rozwiązane szybko, w delikatny i pozytywny sposób przez lidera zespołu, który powinien w takich sytuacjach zapewnić konstruktywny dialog i w pierwszej kolejności doprowadzić do zrozumienia, a następnie do ugody. Warto uczyć zespół stałego dialogu, co sprzyja poczuciu równouprawnienia wśród pracowników, umożliwia prowadzenie otwartej i efektywnej komunikacji, a w konsekwencji szybszą wymianę informacji na temat różnego postrzegania tej samej sytuacji. Ponadto grupa powinna wypracować sposób rozwiązywania konfliktów. Spięcia między ludźmi są czymś naturalnym, ale ważne jest, żeby rozwiązywać je w taki sposób, żeby ich uczestnicy wyszli z konfliktów silniejsi, a napięcie doprowadziło do czegoś konstruktywnego [7, 10]. Członkowie zespołu nie muszą się zatem wzajemnie uwielbiać, ale muszą chcieć ze sobą pracować i twórczo rozwiązywać konflikty. W celu przeciwdziałania konfliktom warto wprowadzić zasady [1]:

–  potrafimy przyznać się do błędów i słabości,

–  mówimy otwarcie, gdy się na coś nie zgadzamy,

–  bezpośrednio rozmawiamy o problemach personalnych,

–  jesteśmy w stanie poświęcić własny sukces dla dobra zespołu.

Jeśli w zespole potrafimy zaradzić trudnościom, warto również wzmacniać wymianę pomysłów. W tym celu należy być uważnym na to, co dzieje się w zespole. Należy promować postawę słuchania i wymianę myśli między poszczególnymi członkami. Dzięki temu zwiększa się otwartość, kreatywność i unika się błędnych decyzji. Dlatego też istnieje konieczność zapewnienia przez kierownika przyjaznej i swobodnej atmosfery pracy, w której dużo się dyskutuje, każdy zabiera głos, a przedmiot dyskusji ma związek z zadaniem. Kierownik zespołu powinien korzystać z prawidłowości twórczego myślenia, które bardzo rzadko pojawia się w warunkach kierowania autorytarnego. W takich zespołach dopuszcza się niejednomyślność, a konflikty nie są traktowane jako zjawiska wyłącznie negatywne i nie są sztucznie tłumione. Przyczyny konfliktów są dogłębnie analizowane, a zespół poszukuje sposobów ich rozwiązania.

Podsumowując, aby zbudować silny zespół, należy kierować się poniższymi zasadami [8]:

–        dbać o to, aby pracownicy wiedzieli, co jest dla lidera istotne we współpracy,

–        sprawić, by w zespole ludzie czuli się komfortowo,

–        być uczciwym i sprawiedliwym,

–        okazywać podwładnym szacunek,

–        kierować się głoszonymi zasadami,

–        słuchać innych,

–        wspierać podwładnych, którzy tego potrzebują,

–        motywować podwładnych w sposób umiejętny,

–        rozwijać swoje kompetencje i umiejętności,

–        przyznawać się do swoich błędów,

–        nieustannie dbać o dobrą komunikację.

Dobrze skonstruowany zespół, odpowiednio kierowany, motywowany i rozwijany sprzyja przede wszystkim:

–        wymianie wiedzy i doświadczeń nie tylko pomiędzy członkami zespołu, ale również na linii zespół – kierownik,

–       powstawaniu nowych, kreatywnych rozwiązań,

–       skuteczniejszemu rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu trafnych decyzji,

–        efektywnej współpracy opartej na wsparciu i poczuciu bycia częścią zespołu,

–        wzrostowi zaangażowania w realizację zadań.

Wprowadzanie powyżej opisanych etapów i sposobów budowania zespołu może z czasem pokazać, że misja budowania silnego zespołu zakończyła się sukcesem, za co nagrodą – tak jak to było w moim przypadku – jest rozstanie się z takim zespołem. Po dwóch latach przewodzenia zespołowi technicznemu miałem przekonanie, że trud i wysiłek, jaki do tej pory włożyłem, pozwoli mi łatwiej i wygodniej pracować. Tak jednak nie było, ponieważ sposób funkcjonowania zespołu był zauważony również przez zarząd, który w efekcie awansował mnie na dyrektora, powierzając nowy, znacznie większy zespół, którego proces budowania musiałem rozpocząć od początku.

Dotychczas opisałem budowanie silnego zespołu, opierając się głównie na własnym doświadczeniu zawodowym. W tym momencie chciałbym przedstawić budowanie silnego zespołu pod kątem procesów, jakie w nim zachodzą. W procesie tworzenia zespołu wyróżnia się cztery etapy [8]:

–       formowanie – polega na wywołaniu pozytywnego wrażenia na jego członkach, skracając dystans,

–       ścieranie się (konfrontacje) – czyli ustalanie relacji poprzez sprawdzanie swojej pozycji wśród współpracowników,

–       normowanie się (stabilizacja) – organizacja pracy, ustalanie metod komunikowania się,

–       działanie – angażowanie się w proces formułowania celów oraz misji przedsięwzięcia.

Proces formowania uważany jest za najważniejszy w kierowaniu zespołem. Składa się z planowania i budowania zespołu. W tej początkowej fazie tworzenia istotne jest, aby osoba kierująca nim określiła strukturę, role wzajemnych zależności, jak również normy obowiązujące w grupie. Grupa potrzebuje jasnego określenia celów swojej działalności, jak i klarownego podawania zadań. Na tym etapie pojawia się duża potrzeba udzielania każdemu uczestnikowi informacji zwrotnej na temat sposobu wykonywania przez niego zadań. Każdy członek potrzebuje informacji na temat swojego funkcjonowania w grupie. Tego, co robi dobrze, co niewłaściwie oraz co zmienić, aby lepiej wykonywać swoje zadania. Ważne, by informacje były jak najbardziej szczegółowe oraz aby zespół weryfikować na każdym etapie zadania. Dlatego w tej fazie ważna jest rola lidera, który kontroluje i dostarcza informacji zwrotnych, a jednocześnie stanowi ogniwo spajające członków grupy [9].

W   kolejnych fazach, kiedy każdy członek zna już dokładnie przestrzeń i zakres pełnionych przez siebie obowiązków, nie ma potrzeby dokładnego instruowania i stosowania dużej kontroli. Każdy potrafi ocenić jakość wykonywanej przez siebie pracy. Warto wtedy więcej uwagi poświęcić konsultacjom na temat sposobu wykonywanych zadań oraz powierzania odpowiedzialności za ich wykonanie. Na tym etapie lider inicjuje jak największą liczbę bezpośrednich kontaktów między członkami zespołu poprzez stawianie zadań, które wymagają od uczestników wzajemnej zależności od siebie. Takie działanie rozwija proces wzajemnej współpracy, poprawia komunikację w zespole, a w konsekwencji umożliwi grupie dalszy rozwój. Mogą przy tym wystąpić konflikty dotyczące kontaktów międzyludzkich. W związku z tym głównym zadaniem lidera na tym etapie jest koncentracja na sprawach interpersonalnych i pomoc w wypracowaniu sposobów rozwiązywania konfliktów. Na tym etapie jest on dla większości członków grupy partnerem posiadającym jedynie nieco więcej władzy niż pozostali jej uczestnicy [9].

Kiedy grupa jest już unormowana w swoim działaniu, jej członkowie nie potrzebują już instruktażu, potrafią być samodzielnymi specjalistami oraz brać odpowiedzialność za wykonywane zadania. Ukształtowany zespół charakteryzują następujące cechy [9]:

–       jasno sprecyzowane cele i zadania, zarówno dla jednostek, jak i całego zespołu (znane, rozumiane i podzielane przez cały zespół), 

–       sprawny przepływ informacji pomiędzy liderem i grupą (zadawanie pytań, słuchanie, wymiana informacji, wspólne wyciąganie wniosków) oraz pomiędzy współpracownikami,

–       możliwość brania i dawania wsparcia o charakterze społeczno-emocjonalnym,

–       akceptacja wspólnych wartości (norm, celów, oczekiwań, potrzeb) przez wszystkich członków grupy,

–       relacje grupowe nie utrudniają koncentracji na zadaniach – tworzą klimat twórczej współpracy, sprawny podział ról i funkcji w ramach przydzielonych zadań,

–      umiejętność wykorzystywania i uwzględniania indywidualnych cech i predyspozycji w dzieleniu się zadaniami – mająca na celu jak najlepsze wykorzystywanie wszystkich posiadanych przez członków grupy zdolności (rozpoznawanie przez grupę indywidualnych talentów, umiejętności i mocnych stron poszczególnych jej członków),

–      wymiana poglądów i współpraca.

Na tym etapie zadaniem lidera jest obserwowanie grupy, jak sobie radzi z powierzonymi jej zadaniami. Dobrze jednak, aby powstrzymywał się od nieuzasadnionych ingerencji i pozwalał członkom grupy na swobodne działanie.

Istnienie  zespołu  uznaje  się  dopiero  wtedy,  gdy  osiąga  on  tzw.  gotowość do  działania, a  niewątpliwą zaletą pracy zespołowej jest to, że członkowie zespołu szybciej się uczą, wykorzystując doświadczenie pozostałych kolegów [1]. „Ty potrafisz to, czego ja nie umiem. Ja umiem, czego ty nie potrafisz. Wspólnie możemy dokonać rzeczy wielkich” Matka Teresa z Kalkuty [2]. Także wspólna praca podnosi szanse na wspólne zwycięstwo, a rezultat zespołowego wysiłku jest zawsze większy od sumy jego indywidualności.

Silny, zgrany i efektywny zespół jest filarem każdego sprawnie funkcjonującego przedsiębiorstwa, organizacji, instytucji. Budowanie takiego zespołu jest procesem dość złożonym. Polega na rozpoznaniu potrzeb danego przedsięwzięcia oraz wymaga działań skierowanych na rozwijanie zdolności współpracy i efektywnej komunikacji. Podstawą tworzenia jest plan oraz skompletowanie członków z nadaniem każdemu roli, zadania do wykonania, określając przy tym zakres odpowiedzialności. Następnie zespół trzeba wyposażyć i wyszkolić oraz nieustannie dbać o komunikację wewnątrz zgromadzonej grupy osób. Pamiętać należy, że efektywny i skuteczny zespół potrzebuje silnego przywództwa. Dlatego silny zespół jest w stanie zbudować tylko ten, kto wykorzystuje swoje mocne strony. Taka osoba potrafi zespół odpowiednio zmotywować, podnieść morale wśród członków, ale również utrzymać dyscyplinę, która pozwoli podtrzymać przyjęte wartości. Potrafi rozwiązywać konflikty – które są nieuniknione – i jednocześnie daje przestrzeń na udzielanie informacji zwrotnej oraz wzajemną wymianę pomysłów. Nade wszystko potrafi patrzeć na całość oraz na każdego członka zespołu indywidualnie. Postrzeganie zespołu jako całości w perspektywie jednego organizmu ułatwia zrozumienie zależności pomiędzy jego poszczególnymi elementami oraz związek przyczynowo-skutkowy w każdym jego działaniu.

Umiejętność tworzenia zespołu i kierowania nim stanowią niezbędną kompetencję lidera. To właśnie od trafnego doboru członków, sposobu delegowania zadań, podejmowanych decyzji czy też prowadzonej komunikacji zależy realizacja przedsięwzięcia. Budowanie silnego zespołu to niełatwa sztuka, ale chcąc osiągnąć wysoki poziom kultury działania organizacji, warto podjąć trud tworzenia grupy osób funkcjonujących na wysokim poziomie, który spełni oczekiwania. Ważne jednak, żeby na początku wyznaczyć zasady i być im wiernym do końca oraz by stworzyć atmosferę życzliwości i wzajemnego zaufania.

Na koniec podkreślę, że kształt zespołu nie zależy tylko od lidera, ale od każdego członka. Każdy, kto zalicza się do zespołu, ma wpływ na jego kształt poprzez swoje kompetencje, podnoszone kwalifikacje, zaangażowanie, rozwój, poczucie odpowiedzialności, przestrzeganie wprowadzonych zasad, dbanie przy tym o relacje z innymi i pamiętanie o asertywnej komunikacji. Dlatego chcąc pracować w silnym zespole, dobrze jest żyć z przekonaniem, iż od siebie należy zacząć budowanie silnego zespołu. Usprawnienie działań grupowych wymaga doskonalenia jednostek, a doskonaląc siebie, podnosisz rangę i poziom zespołu.

autor: Janusz Zbojak, obecnie projektant elektroenergetyki, ukończył Wydziały Matematyczno-Fizyczny, Automatyki, Elektroniki i Informatyki oraz Elektryczny Politechniki Śląskiej, z wykształcenia mgr inż. elektroniki i telekomunikacji oraz mgr inż. elektryk. Absolwent 

Literatura:

1.  Paulina i Roman Polko, „Rozgromić konkurencję”

2.  John C. Maxwell, „17 zasad współdziałania w zespołach”

3.  John C. Maxwell, „Zwyciężysz, ale nie w pojedynkę”

4.  Wojciech Żmudziński, „Biblijni liderzy”

5.  Marcus Buckingham, „Wykorzystaj swoje silne strony”

6.  Pismo Święte

7. http://www.okti.pl/zarzadzanie

8. https://cenabiznesu.pl/

9.  http://nf.pl/manager/

10. https://www.corazlepszyportalbiznesowy.pl/